オーガナイズ作業現場 #2 書類//

本日は、都内のお客様のお宅でオーガナイズ作業。

 

高級住宅地のレトロなアパートで、とてもおしゃれなインテリアを楽しんでいる女性のお客様。

このお客様は、飲食系の3店舗を経営している、お若いのにとてもパワフルな女性で、

今回は、その経営関連の書類のオーガナイズ、整理のご要望だった。

 

税務関係の調査が入るため、多くの書類を7年間保管する義務もあり、伝票、納品書、請求書、契約書、店舗のレジジャーナル、日報、プレス関連書類、その他事務書類多数。  山のような紙・かみ・カミ・・・!!

   書類やファイルの山!(お客様のプライバシー保護の為、画像は顧客様とは一切無関係のものです)      #papers#files#organize

 書類やファイルの山!(お客様のプライバシー保護の為、画像は顧客様とは一切無関係のものです)     #papers#files#organize

積み上げられた段ボールに詰まった紙の束、2穴ファイルやルーズリーフファイルなどが数十冊。

監査が終了した後は、定期的に整理していかないと、紙に埋まってしまうほど、である。

 

私を含めて日本ライフオーガナイザー協会からの3名のオーガナイザーで、約5時間半の時間内に、とにかくなんとかしなければ、と。

 

コンサルの段階で、お客さまには、とりあえず、家庭用シュレッダーを購入していただくようにお願いし、実作業のこの日、そのシュレッダーを動かしてみる。

   家庭用も業務用も、シュレッダーだってオーバーヒートを冷まし休みながら頑張ってくれる〜。        #paper#shredder#organize#files

 家庭用も業務用も、シュレッダーだってオーバーヒートを冷まし休みながら頑張ってくれる〜。       #paper#shredder#organize#files

一人は、このシュレッダー担当。他2名は書類の分類、ファイリングの確認、個人情報の完璧な処理、保管用ファイルの整理、オーガナイズをしなくてはならない。

 

これまでのクローゼット、キッチン、リビングなどのオーガナイズに比べて、書類のオーガナイズの大変なこと!! おそらく一番、労力も時間もかかる。

集中力、根気、機転を働かせてスピーディーに進めて行かないと、時間内に終わらない。

 

個人情報、プライバシーに関しては、破棄する際に最優先で注意が必要なため、お客様情報、履歴書類、クレジットカードのレシート、また企業の経営関連の数字や企業機密もすべて消去しなくてはならない。

 

私は、会社勤めを長くしていたことが、今になって、こんな所で役立つとは思ってもいなかったが、以前仕事をしていた会社でも税務署が監査で数日滞在したことがあり、書類提出、整理の作業を経験しているので、とりあえず記憶を辿ってオーガナイズを進めてみた。

 

ゴミとして捨てる場合も、多少、工夫をして、

例えば、書類1枚をはさみや手で切り裂いた後も、3袋のゴミ袋に破片をバラバラに分けて捨てたり、外から見えないように、紙袋にくるんでからゴミ袋に入れたり。

不燃ゴミは、このお客様の地域は月に2回の回収ということで、できるだけ不燃ゴミの量を減らす為に、ファイリングの金属部分だけ切り取って、可燃ゴミの紙表紙と切り離してまとめたり。

引き続き保管が必要な書類は、ハードカバーの厚手ファイルをやめて、ファイルボックスを本棚にセットして、その中に薄い挟むだけの簡易ファイルに差し込むだけにして、それをボックスに入れるだけにする。

バインダーや大きなファイルに保存するよりも、すっきり多量の書類が最小限のスペースで収まる。

   これがかさばらなくてオススメ!  #files#papers#organize#documents

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   MUJIやニトリで購入可能 。#office#paper#strage#filing#organize

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捨てる時も、金属コイルの付いたバインダーやファイルよりとっても簡単!

 

今回は、少しハードな作業だったので、つい皆が黙々と続けてしまいがちだったが、

本来、お客様のモチベーションを維持し、オーガナイズの楽しさをお伝えする役目もあるため、時々はおしゃべりをしたり、オーガナイズの方法やコツをお話したりする。

 

段ボールが一箱づつ空になり、畳まれていき、部屋のスペースが広がっていくと、

お客様にも笑顔が。

この瞬間が、私たちオーガナイザーの一番嬉しい時。

 

『一人だと、書類って、見る度に “あー、この時、こんなことあったなあ” なんて感慨にひたってしまったりして、全く進まなくて、そのうち、嫌になってきちゃって』『でも、こうして皆さんとやっていると、事務的にどんどん進められて、嬉しいです』と喜んでいらっしゃったお客様。

 

古いアルバムや写真、手紙、年賀状なども、思い出に吸い込まれてしまうと、作業自体が滞ってしまうのは、よくあることである。

 

他人の私たち、オーガナイザーと一緒に整理することで、事務的に作業が進み、オーガナイズすることだけに集中できる。

そんなステップを踏んで、その先に気持ちの良い、心穏やかな空間を作ることができる。

 

すっきりした空間で、毎日の生活を心豊かに送ることで、大切なものに気持ちを集中できたり、

ゆとりを持って自分の力を限界まで発揮することができる。

生活する空間で、肉体的、精神的な疲れ方も、回復力も違ってくる。

 

インテリアがとても好きだという今日のお客様も、

きっと、すっきりしたスペースで、また新しいインテリアをイメージしたり、

気持ちがリフレッシュしたり、何かBETTER な方向に変わってくれると嬉しい。

  きっと、 お花なんか部屋に飾ってみたくなる♡                              #flowershop#marunouchi#lifeorganize#room#interior

 きっと、お花なんか部屋に飾ってみたくなる♡                             #flowershop#marunouchi#lifeorganize#room#interior

さて、周りを見渡してみて、余分なものはない?

シンプルなライフスタイルは、本物を見つけるためにも必要。

オーガナイザーと一緒にワークして、そんな発見をした人たちが最近増えてきている。

機会を見つけて、是非、気の合うオーガナイザーを見つけてください。

 

JALO_logo_01.jpg

      一般社団法人 日本ライフオーガナイザー協会

        http://jalo.jp

 

RIKA